Legalization

To legalize the documents at the Embassy of Kazakhstan in Ottawa or Consulate in Toronto, you are required to do the following steps:

I. Certify the original document at:

Authentication and Service of Documents Section (JLAC)
Foreign Affairs, Trade and Development Canada

125 Sussex Drive
Ottawa, Ontario, Canada
K1A 0G2

 

For further information please click the link below.

http://www.international.gc.ca/department-ministere/authentication-authentification_documents.aspx?lang=eng

Authentication of Canadian documents only (can be a translated document)

  • documents must be signed, stamped and notarized. 
  • attach a covering letter to the document and send to the address above, outlining specific requirements
  • print your return mailing address clearly

There is no fee.

II. Once your documents have been legalized at JLAC submit them to the Embassy or Consulate for legalization. 

Please note that the documents consisting of more than one page must be properly sealed and binded by Notary Public!

Please also include:

  1. One copy of each original document that has to be legalized for the Embassy or Consulate records.
  2. A covering letter from applicant or company addressed to Embassy of Consulate requesting to legalize the document and briefly describing which purposes these documents will serve and what kind of document it is. Also, please, write in the letter the phone number where we can reach you, if we have questions;
  3. For individuals: copy of the passport and Permanent Resident Card (for non-canadians) or any other document proving legal status in Canada;
  4. A money order or certified cheque made payable to the Embassy of the Republic of Kazakhstan in Canada (no cash or personal cheques). The fee is $ 60 USD per stamped page in a document.
  5. A self-addressed prepaid envelope if documents need to be sent back by mail. Please, use Prepaid Canada Post Shipping Envelopes.

NOTE: Documents submitted in a manner different from that of described above will not be accepted. Fees are subject to change at any time without prior notice.

The fee for legalization process is not refundable. Fees are subject to change at any time without prior notice.

The process of legalization at the Embassy takes 7-10 working days from the time when all necessary documents have been received.


Правила консульской легализации

 

Консульская легализация (далее - легализация) заключается в проверке соответствия документов действующему законодательству государства пребывания и представляет собой установление и засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати на таких документах с целью использования их в другом государстве. Данная процедура регулируется Правилами консульской легализации, утвержденной Приказом Министра иностранных дел Республики Казахстан N 264 от 21 ноября 2000 г. 

За рубежом функции по легализации выполняют загранучреждения Республики Казахстан.
На территории Республики Казахстан - Департамент консульской службы Министерства иностранных дел Республики Казахстан (далее - Департамент).

 

Департамент легализует документы и акты, исходящие от иностранных организаций и учреждений, если они предварительно легализованы в загранучреждении иностранного государства происхождения документов, а также документы и акты, исходящие от организаций и учреждений Республики Казахстан и предназначенные для предъявления за рубежом.

 

Требования к документам, подлежащим легализации

 

Документы принимаются на легализацию как в подлинниках, так и в нотариально заверенных копиях. Если легализация в иностранном дипломатическом представительстве или загранучреждении обусловлена представлением перевода документа с государственного или русского языка на иностранный язык, то легализация нотариально заверенного документа в Департаменте может совершаться вместе с его переводом.


Также документы должны содержать реквизиты, наличие которых является обязательным (номер, дата, подпись, печать), совершены без подчисток либо приписок, в них не допустимы зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, они не должны быть исполнены карандашом. Текст документа должен быть четким и ясным, а подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, отчетливыми. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

 

Уважаемые граждане, предлагаем Вам ознакомиться с текстом Регламента госуслуги «Консульская легализация» (на казахском и русском языках), утвержденным приказом И.о. Министра иностранных дел от 19 марта 2014 г. за № 08-1-1-1/87.

 

Текст стандарта оказания соотвествующих услуг Вы можете найти пройдя по ссылке: http://www.mfa.gov.kz/index.php/ru/informatsiya-o-ministrestve/standarty-okazaniya-gosudarstvennykh-uslug